ІНСТРУКЦІЯ з діловодства за зверненнями громадян у виконавчому комітеті Бужанської сільської ради
ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядженням
від 27.12.2019 № 79
ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства за зверненнями громадян
у виконавчому комітеті Бужанської сільської ради
1. Загальні положення
1.1. Інструкція з діловодства за зверненнями громадян встановлює загальні правила і регламентує порядок роботи з пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян з моменту їх надходження до відправлення або передачі в архів.
1.2. Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян у виконавчому комітеті Бужанської сільської ради ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на призначеного відповідального по роботі із зверненнями громадян.
1.3. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.
Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несе сільський голова.
1.4. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів за зверненнями громадян розроблені відповідно до положень Інструкції з діловодства, що розроблена на підставі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади від 30 листопада 2011 № 1242, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 зі змінами, нормативно-розпорядчими документами районної державної адміністрації, виконавчого комітету Бужанської сільської ради, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, здійснення контролю за зверненнями громадян, удосконалення діяльності організаційних структур, а також відповідно до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.
1.5. Відповідальність за ведення діловодства за зверненнями громадян у виконавчому комітеті Бужанської сільської ради несе керуюча справами (секретар) виконавчого комітету сільської ради.
Ведення діловодства за пропозиціями, заявами, скаргами громадян відповідно до вимог державних стандартів, інструкції з діловодства за зверненнями громадян та цієї інструкції покладається на відповідального по роботі із зверненнями громадян виконавчого комітету Бужанської сільської ради.
1.6. Діловодство за зверненнями громадян у виконавчому комітеті та всіх структурних підрозділах виконавчого комітету Бужанської сільської ради ведеться українською мовою.
2. Приймання та реєстрація звернень громадян.
2.1. Всі конверти, які надійшли на ім’я сільського голови, секретаря сільської ради, заступника сільського голови з питань роботи виконавчих органів ради та керуючої справами (секретаря) виконавчого комітету сільської ради, за винятком тих, що мають напис «особисто».
При розкритті конвертів перевіряється правильність доставки, непошкодженість упаковки, відповідність номерів на документах і конвертах. При пошкодженні конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті.
Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий – залишається у виконавчому комітеті Бужанської сільської ради.
2.2. Конверти (вирізки з них) обов’язково зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою.
2.3. Реєстрація пропозицій, заяв, скарг громадян – це фіксування факту надходження звернення шляхом проставляння на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу, порядкового номера та дати надходження.
Реєстрація звернень громадян проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за терміном розгляду та виконанням доручень.
2.4.Реєстрація письмових звернень громадян здійснюється відповідальним за звернення громадян.
2.5. Облік особистого прийому громадян сільським головою ведеться діловодом.
Реєстрація звернень громадян, викладених на особистому прийомі, заступникам сільського голови з питань роботи виконавчих органів ради, секретарю сільської ради, керуючій справами виконавчого комітету Бужанської сільської ради, з кількістю надходжень 600 звернень на рік, здійснюється в журналах реєстрації особистого прийому .
Аналогічно відбувається реєстрація звернень громадян, викладених під час виїзних прийомів керівництва виконавчого комітету Бужанської сільської ради, а також під час проведення «прямих ліній», звернень громадян у вихідні дні та інших заходів.
2.6. Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають реєстрації в журналах особистих прийомів.
2.7. Автоматизована реєстрація письмових звернень, облік особистого прийому громадян та інших усних звернень громадян здійснюються шляхом введення: дата надходження звернення; прізвище, ім’я, по батькові, домашня адреса, номер телефону, категорія (соціальний стан) заявника, вид, тип та звідки одержано звернення, дата, індекс справи, номер звернення, дата контролю; порушені питання – короткий зміст, індекси згідно з класифікатором; зміст, дата та прізвище автора резолюції; виконавець, термін виконання, дата надіслання, дата виконання, короткий зміст відповіді або прийнятих рішень, дата зняття з контролю, прізвище автора резолюції про зняття справи з контролю.
Склад зазначених елементів за необхідності може бути доповнений (розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання тощо). Порядок розміщення елементів у разі проведення автоматизованої реєстрації може визначатись зручністю в користуванні.
2.8. Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги зазначається у реєстраційному штампі. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.
2.9. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника, порядкового номера звернення та цифри, якою позначається форма звернення (письмове чи усне), наприклад: Д-17-1.
2.10. На вимогу громадянина, який подав звернення до виконавчого комітету, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування організації, дати надходження та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянину.
2.11. При надходженні звернень від одного і того ж громадянина їм надається такий же реєстраційний номер (змінюється лише дата надходження), а у разі надходження повторного звернення з одного і того ж питання у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки, або на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора персонального комп’ютера (під час автоматизованої реєстрації), робиться позначка «ПОВТОРНО». На верхньому полі першого аркуша повторних звернень праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка «ПОВТОРНО» і підбирається все попереднє листування.
2.12. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом, від одного і того ж громадянина, з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачено ст. 17 Закону України «Про звернення громадян» та звернення осіб, визнаних судом недієздатними (ст. 8 Закону України «Про звернення громадян»).
2.13. Громадянин, який подає особисте (або від імені мешканців) звернення, в обов’язковому порядку повинен надати письмову згоду на обробку його персональних даних відповідно до вимог Закону України «Про захист персональних даних».
3. Порядок проходження звернень громадян.
3.1. Діловодство за зверненнями громадян у структурних підрозділах виконавчого комітету Бужанської сільської ради ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб.
3.2. Особисту відповідальність за стан діловодства зі зверненнями громадян в структурних підрозділах виконавчого комітету Бужанської сільської ради несуть їх керівники.
3.3. Перед реєстрацією письмова пропозиція, заява, скарга уважно вичитується для визначення короткого змісту та заповнюється бланк із зазначенням усіх необхідних елементів для подання на розгляд керівництву виконавчого комітету Бужанської сільської ради.
3.4. Зазначається порушене питання згідно з класифікатором ведення справ.
3.5. Звернення подається на розгляд керівництву виконавчого комітету Бужанської сільської ради, де пишеться доручення та вказується, в обов’язковому порядку, кого повідомити про результати розгляду.
3.6. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.
3.7. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.
3.8. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.
Резолюція повинна проставлятись безпосередньо на документі, нижче реквізиту «адресат», паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці або на особистих бланках посадових осіб, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.
3.9. У разі, коли про результати розгляду письмової пропозиції, заяви або скарги необхідно повідомити заявника в установлений законодавством термін або вищу організацію в установлений нею термін, на усіх примірниках реєстраційно-контрольних форм та на першому аркуші контрольованого звернення проставляється штамп «підлягає поверненню до «__»_____20___р.».
3.10. Після повернення від керівництва готується розсилка цього звернення виконавцям та заявнику за відповідною формою .
3.11. Коли за результатами розгляду надходить відповідь від виконавця, у правому нижньому кутку відповіді на вільному від тексту місці проставляється штамп із зазначенням дати надходження та реєстраційного номеру документу .
3.12. Після ознайомлення керівництва виконавчого комітету Бужанської сільської ради з отриманою відповіддю вгорі, на вільному місці від тексту, робиться відповідний запис посадової особи, яка прийняла рішення про зняття з контролю або додатковий контроль, якщо питання залишається у стадії вирішення та направляється виконавцю на додатковий контроль.
3.13. Звернення громадян, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття остаточного рішення і вжиття заходів щодо вирішення звернення посадовою особою, яка прийняла рішення про контроль, та повідомлення заявника.
3.14. Пропозиції, заяви, скарги з питань, вирішення яких не входить до повноважень структурного органу, якому вони були направлені згідно з резолюцією міського голови або його заступників, не пізніше як у триденний термін надсилаються за належністю, про що обов’язково повідомляється заявник.
3.15. Звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Другої світової війни, учасників АТО, Героїв України, Матерів – Героїнь розглядаються особисто селищним головою, а за його відсутності – заступником, виконуючим його обов’язки.
3.16. Індекс письмової відповіді складається з першої літери прізвища заявника, порядкового номера звернення та цифри, якою позначається форма звернення (письмове чи усне).
3.17. Звернення громадян після їх остаточного вирішення з усіма документами щодо їх розгляду підшиваються для формування справи.
4. Терміни розгляду звернень громадян
4.1. Документи, що підлягають розгляду, можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання.
Терміни виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства. Так:
- депутатський запит та звернення народних депутатів України та депутатів селищних рад розглядаються протягом 10 днів з моменту його одержання, а у разі неможливості розгляду у визначений строк, депутата повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту одержання;
- телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення – 2 дні, решта – 10 днів.
4.2. Звернення, що потребують додаткового вивчення і перевірок, розглядаються виконавцями не більше одного місяця, в інших випадках – невідкладно, не пізніше 15 днів від дня їх отримання у виконавчому комітеті Бужанської сільської ради.
У випадках, коли для вирішення заяви або скарги необхідно провести спеціальну перевірку, витребувати додаткові матеріали або вжити інших заходів, терміни вирішення заяви або скарги можуть бути, в порядку
виключення, продовжені селищним головою або його заступниками, про що повідомляється особі, яка подала звернення.
На обґрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено від встановленого Законом України «Про звернення громадян».
Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.
4.3. Якщо звернення може бути вирішеним без контролю, то воно залишається у виконавця для надання відповіді автору звернення, але не більше, ніж 30 календарних днів.
4.4. Звернення з позначкою «терміново» розглядаються протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. У цьому разі для підготовки доручення до звернення надається один день.
4.5. Строк розгляду звернень громадян може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби термін може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого терміну, а щодо документа без зазначення строку – до закінчення 30-денного терміну від дати його одержання. Загальний термін розгляду справи не повинен перевищувати 45 днів.
4.6. Документи доводяться до виконавців протягом 3-х днів, а якщо в резолюції вказано декілька виконавців – протягом семи днів.
4.7. Якщо в термін відповідь від виконавця не надходить, йому надсилається нагадування .
5. Організація контролю за виконанням звернень громадян.
5.1. Завданням контролю за виконанням звернень громадян є забезпечення своєчасного та якісного їх розгляду.
5.2. Контролю підлягають зареєстровані звернення, в яких встановлено завдання.
Обов’язково контролюється розгляд звернень, що надійшли з вищих органів влади, повторні, колективні, звернення від інвалідів Другої світової війни, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, учасників АТО,героїв України, Матерів – Героїнь.
5.3. Відповідальність за виконання розгляду звернень громадян несуть особи, зазначені в резолюції керівника та безпосередні виконавці. У разі виконання документа кількома виконавцями відповідальною за організацію виконання є посадова особа, визначена у резолюції першою.
5.4. Організацію контролю за виконанням резолюцій, дотримання при розгляді звернень Закону України «Про звернення громадян», указів Президента України та постанов Кабінету Міністрів України щодо цієї роботи здійснюють заступник сільського голови, секретар сільської ради, керуючий справами (секретар) виконавчого комітету відповідно до розподілу обов’язків.
Безпосередній контроль за виконанням резолюцій керівництва виконавчого комітету Бужанської сільської ради щодо розгляду звернень громадян покладається на начальників відділів виконавчого комітету, директорів комунальних підприємств, установ, організацій сільської ради.
6. Формування і зберігання справ
6.1. Документи розміщуються у справах в хронологічному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м’яку обкладинку (додаток 1). У разі отримання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.
6.2. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність.
Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.
Обкладинка справи по розгляду звернень, викладених на особистому прийомі, оформляється за встановленою формою .
6.3. Виконавчий комітет Бужанської сільської ради зберігає звернення громадян для надання довідок і використання їх в інших цілях згідно з чинним законодавством.
6.4. Відповідальність за схоронність документів за зверненнями покладається на завідувача архівом.
6.5. Термін зберігання документів за зверненнями громадян визначається затвердженою номенклатурою справ.
Як правило, встановлюється п’ятирічний термін зберігання звернень громадян та документів, пов’язаних з їх розглядом і вирішенням.
6.6. У випадках, викликаних специфікою діяльності виконавчого комітету Бужанської сільської ради, постійно діюча експертна комісія може прийняти рішення про збільшення терміну зберігання або про постійне зберігання найцінніших пропозицій громадян.
Рішення експертної комісії про збільшення термінів зберігання документів за зверненнями громадян, про відбір їх для подальшого зберігання підлягають обов’язковому затвердженню селищним головою.
6.7. Справи, що підлягають постійному, а також тривалому (понад 10 років) зберіганню, належно оформляються і зберігаються у виконавчому комітеті ради.
6.8. Після закінчення встановлених термінів зберігання документи за зверненнями громадян підлягають знищенню у порядку, встановленому Державною архівною службою України.
